اتوماسیون اداری باتیس

سیستم اتوماسیون اداری باتیس به عنوان هسته اصلی راهکارهای جامع و یکپارچه باتیس مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این سیستم با نگاهی جامع به فرآیندهای اداری و ساختار سازمانی، به نحو‌ی طراحی شده که می تواند طیف گسترده‌ای از فرآیندهای اداری و تعاملات سازمانی را پوشش دهد.
اتوماسیون اداری باتیس در هر لحظه و در هر کجا  با سرعت بالا، بستری را در محیطی امن فراهم می نماید که با ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت الکترونیکی انواع مستندات، فرم‌های سازمانی و مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی، سبب حذف کامل گردش کاغذی فرم ها و مکاتبات می گردد.
این سیستم با استفاده از جریان‌های کاری تعریف شده، ‌مدیریت کارها و اطلاعات سازمان را تحت پوشش قرار می‌ دهد به گونه ای که فرم‌های سازمانی و جریان های کاری به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.
اتوماسیون اداری باتیس با بهره گیری از ربات هوشمند (رُجیکو) یک سیستم خبره(Expert System) می باشد که می تواند در مواقع مورد نیاز تصمیم گیری و اقدام نماید. ربات رُجیکو متناسب با قواعد سفارشی و تعریف شده سازمان در روند تصمیم‌گیری و اجرای جریان‌های کاری مشارکت می نماید و می تواند پاسخگوی خودکار نامه‌ها باشد.

ویژگی‌های سیستم اتوماسیون اداری

• امکان استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
• سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)به گونه ای که امکان دسترسی به کلیه امور مورد نیاز در یک صفحه بدون باز شدن منوی جدید وجود دارد
• جستجو با روشهای گوناگون و موثر
• امکان تعریف واحدها / مراکز / شعبات به صورت نامحدود (با قابلیت گزارش گیری و ارتباط به صورت مجزا و یکپارچه)
• تعریف دبیرخانه‌های متعدد با سطوح دسترسی بر اساس نیاز سازمان و مشاهده دفتر اندیکاتور
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
• تشخيص هوشمند روابط مجاز مكاتباتي بر اساس چارت سازماني تعريف شده
• امکان تهیه پیش‌نویس برای نامه ها و ارسال به سطوح بالاتر سازمان
• امکان تعریف الگو‌های مختلف برای نامه ها با استفاده از فيلدهاي اطلاعاتي نظیر: سربرگ، پي نوشت، امضاء، تاريخ، شماره انديكاتور و …
• امکان ارسال و دریافت فاکس، ایمیل‌، پیامک و تلگرام از طریق کارتابل همزمان با ارسال نامه
• پیگیری وضعیت نامه ارسالی از لحاظ ارسال فکس، ایمیل و تلگرام
• امکان اختتام گردش نامه‌ها
• قابلیت تشخیص ایمیل و فاکس ناشناس جهت ارتباط دادن فرستنده به گیرنده (در آن صورت در ارسال‌های بعدی، آن فکس یا ایمیل، به صورت خودکار در اتوماسیون نفر مربوطه وارد می‌گردد)
• امکان استفاده از ایمیل‌های شخصی و شرکتی در فضای اتوماسیون
• امکان یادآوری بصورت پیامک و تلگرام در زمان خاص جهت مراجعه مجدد به نامه و یا اقدامات بعدی آن
• امکان تنظیم قواعد ارسال (جهت فرستادن خودکار رونوشت نامه ارسالی یک فرد، به افراد مشخص شده دیگر)
• امکان تعریف بردهای اعلانات جهت درج اعلاميه با تعريف دسترسي‌هاي مجاز بر روي هر برد اعلان
• امکان تعریف فرم‌ها و طراحی جریان فرم‌های سازمانی و لینک به سایر سیستم‌ها از جمله نرم افزار جامع باتیس، سیستم کارت ساعت زن و …
• بررسی گردش و جریان فرم‌های سازمانی و ردیابی وضعیت آنها به صورت ویژوال
• امکان تهیه خروجی اکسل بر اساس هر نوع فیلتر مدنظر از تک تک فرم‌های سازمانی
• امکان پوشه بندی اسناد با ساختار درختی و نگهداری نسخه فعلی و ویرایش‌های قبلی، گردش و توزیع اسناد با توجه به سطوح دسترسی
• امکان درج اطلاعات تفصیلی و ضمائم روی اسناد (متادیتا) نظیر: شرح سند، مالک سند، شماره یا کد سند، تاریخ تجدیدنظر، مدت اعتبار، طبقه بندی، واحد مربوطه، تاریخ و شخص تاییدکننده و امکان ارسال و دریافت آن همراه سند
• ایجاد ساختار بایگانی برای هر کاربر بطور مجزا و منحصر بفرد.
• بهره مندی از ربات هوشمند (رُجیکو) جهت پاسخگویی به نامه‌ها و تصمیم‌گیری در جریان‌های کاری
• گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان