یکی از متداول ترین فعالیتها در سازمانها برگزاری جلسات است. از معمولترین مشکلات در این فعالیت، هماهنگی زمان و مکان جلسات
است. از سوی دیگر پیگیری و بررسی فعالیتهای تعریف شده در هر جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که پیگیری فعالیت ها و
بندهای جلسه و بررسی میزان پیشرفت آنها، شکل دهنده چرخه بازخورد مورد نیاز هر سازمان است. چرخه بازخوردی که نمایش دهنده میزان
پیشرفت و کارایی افراد سازمان و در دید کلی تر نمایش دهنده کارایی سازمان است.
در این راستا شرکت ایده پردازان باتیس، دست به ایجاد سیستم صورتجلسات و پیگیری با عنوان کاما  (Comma)کرده است. در این سیستم
قابلیتهای متفاوتی به منظور مدیریت صورتجلسات تعبیه شده است. این قابلیتها را به صورت کلی میتوان به چند دسته از نظر زمانی
تفکیک کرد:
·پیش از برگزاری جلسه
·حین جلسه
·پس از انجام جلسه
پیش از برگزاری جلسه، این سیستم امکاناتی به منظور هماهنگی زمان و مکان جلسه، توافق موضوعات مطرح در جلسه و دستور جلسه
وهمچنین تثبیت مدعوین ارائه میدهد. سپس در زمان برگزاری جلسه، بر اطلاع رسانی بندهای نوشته شده در جلسه به شرکت کنندگان و
دیگر فعالیتهای یاری دهنده، که در ادامه به تفصیل مورد بحث قرار میگیرند، مبادرت میورزد. این سیستم پس از انجام جلسه به ایجاد
پروژهها و فعالیتها میپردازد. از مهمترین مزایای استفاده از این سیستم، مبتنی بودن آن بر ابر و ارائه سرویس SaaSعدم نیاز به تعریف
حجم بالایی از اطلاعات پایه و پرداخت هزینه با توجه به میزان استفاده از سیستم است. در ادامه با توضیحات بیشتر، قابلیتهای این سیستم،
به تفکیک زمان استفاده، تیتر شده است.
تعریف اطلاعات اولیه
·عضویت در سیستم به صورت شخصی
·عصویت در سیستم به صورت شرکت یا سازمان
·دعوت از نفرات برای عضویت در سازمان
·تعریف واحدها، سطوح سازمانی و پستها )به صورت یکجا و یا به صورت تدریجی در حین استفاده از سیستم)
·تعریف چارت سازمانی و تنظیم دسترسیها بر اساس چارت و یا واحدها
·انواع روشهای دسترسی و عدم لزوم تکیه بر چارت سازمانی
·تنظیم دسترسیهای دعوت به جلسه از خارج یا داخل سازمان با توجه به واحد یا پست دعوت کننده و مدعوین
پیش از برگزاری جلسه:
·امکان دعوت نفرات به جلسه
·مشخص نمودن مکان جلسه
·پیشنهاد زمان جلسه
·ارائه زمانهای آزاد توسط مدعوین
·ارائه دستور جلسه
·ارائه اطلاعات پیش نیاز جلسه و فایلهای متفاوت مورد نیاز
·یادآوری فعالیتهای مورد نیاز و زمان جلسه
·اتصال به تقویم شخصی به منظور تشخیص زمانهای آزاد
·تعریف سری جلسات
حین برگزاری:
·وارد کردن بندهای صورتجلسه توسط دبیر جلسه
·اطلاع رسانی ثبت هر بند به صورت لحظهای و تأیید هر بند به صورت مجزا توسط شرکت کنندگان
·امکان تغییر بند وارد شده در صورت عدم تایید
·مشخص شدن نفر مسئول و زمان انجام برای هر بند صورتجلسه
·امکان امضای الکترونیکی
·امنیت بالا در انتقال و ذخیره سازی بندهای صورتجلسه
پس از برگزاری جلسه
·درخواست تبدیل جلسه به سری جلسات
·تعریف خُرد پروژه و فعالیت برای هر یک و یا چند بند صورت جلسه
·تخصیص فعالیتها به نفرات به منظور بررسی میزان پیشرفت فعالیتها، پروژهها و صورتجلسات
·امکان تنظیم چالشها برای هر یک از فعالیتها به منظور تخمین زمان بهتر در آینده
·ارائه گانت چارت برای مدیریت بهتر فعالیتها
·ارائه گزارشات مدیریتی از وضعیت فعالیتها و و صورتجلسات

 

تمامی حقوق این وب سایت برای باتیس محفوظ میباشد.

طراحی سایت توسط نونگار