در واقع این دسته از سیستم ها را می­توان مجموعه‌ای در نظر گرفت از روش‌های کاری متفاوت با کمک سیستم ­های نرم‌افزاری که در راستای جمع­ آوری و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود. یکپارچه ­سازی اطلاعات سازمان به کمک رسانه­ های شبکه ­ای، و تهیه اطلاعات آماری و مکاتبات به صورت کاملا یکپارچه از ویژگی­ های این دسته از سیستم­ ها است.

اتوماسیون اداری به بهینه سازی و خودکارسازی روش های موجود در داخل یک سازمان برای پیش برد فعالیت­ ها، کمک شایانی می­کند.

مزایای اتوماسیون اداری :

* اتوماسیون اداری به سریع انجام شدن کارهای اداری کمک می­کند.

 *  نیازمندی به نیروی انسانی بسیار زیاد را نیز حذف می­کند.

 *    فضای کمتری برای ذخیره اطلاعات مصرف می­کند.

 *    چندین نفر می توانند به طور همزمان در صورت تغییر در برنامه، داده ها را به روز کنند.

 *    برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه

 *    به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک

 *    مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد

 *    پایش فعالیت­ های سازمان و تولید گزارشات متنوع مدیریتی

 *    مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان

 *  ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار

ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.

در این راستا شرکت ایده پردازان باتیس سیستم اتوماسیون اداری و جریان­کار با امکانات کلی زیر ارائه کرده است:

Ø     طراحی متمایز جهت دسترسی به کلیه امور مورد نیاز در یک صفحه  بدون باز شدن منوی جدید با کاربری آسان و کارآمد.

Ø     امکان تعریف سطوح متفاوت کاربران با توجه به نیاز و نظر مدیران.

Ø     امکان جستجو با روشهای گوناگون و موثر.

Ø     قابلیت پیش نویس کردن نامه ها و ارسال به سطوح بالاتر سازمان.

Ø     قابلیت اتصال به سیستم بازاریابی و فروش و ارتباط با مشتری.

Ø     قابلیت اتصال به سیستم کارت ساعت زن.

Ø     امکان پوشه بندی و نگهداری اسناد مدارک سازمان وگردش و توزیع آنها با توجه به دسترسی های تخصیص یافته.

Ø     قابلیت ارسال فاکس ، ایمیل ، تلگرام همزمان با ارسال نامه .

Ø     قابلیت پیگیری وضعیت نامه ارسالی  در همان فرم از لحاظ ارسال فکس ، ایمیل وتلگرام.

Ø     قابلیت بررسی گردش فرم سازمانیwork flow ها و ردیابی وضعیت ویژوالی آن.

Ø     قابلیت یادداشت های شخصی بر روی مکاتبات

Ø     قابلیت  امکان یاداوری در زمان خاص جهت مراجعه مجدد با نامه و یا اقدامات بعدی آن بصورت اس ام اس و تلگرام.

Ø     قابلیت تعاریف دبیرخانه های متعدد با سطوح دسترسی براساس نیاز سازمان و مشاهده دفتر اندیکاتور.

Ø     قابلیت تعاریف استاندارهای اختصاصی مربوط به نامه نگاری آن سازمان.

Ø     قابلیت طراحی جریان فرم های سازمانی و لینک با زیرسیستم های فروش ، انبار ، تولید .

Ø     قابلیت لینک اتوماسیون شرکت ها با یکدیگر.

Ø     قابلیت ساختار بایگانی برای هر کاربر بطور مجزا برای خودش.

Ø     قابلیت تعریف و دسترسی به برد اعلانات .

Ø     قابلیت ایجاد دفتر تلفن همزمان با تعریف اطلاعات دبیرخانه و امکان اختصاص دسترسی به کاربران جهت بهره برداری مشترک.

Ø     قابلیت اعلام  انتظار پاسخگویی و همچنین زمان پاسخگویی به نامه در هنگام ارجاع نامه و امکان پیگیری آن .

Ø     قابلیت تعاریف الگو های مختلف سازمانی .

Ø     قابلیت تشخیص ایمیل و فاکس ناشناس توسط  سیستم اتوماسیون اداری  و امکان ارتباط با فرستنده که در آن صورت در ارسال های بعدی این فکس یا ایمیل ، اتوماتیک در اتوماسیون نفر مربوطه وارد میگردد.

Ø     امکان تعریف دستورالعمل های اداری و توزیع آن در سازمان.

Ø     امکان گرفتن خروجی بر اساس هر نوع فیلتر بر روی تک تک فرم های ساخته شده جهت سازمان بصورت اکسل.

 

Ø     امکان نمایش زمان راکد بودن نامه ها در کارتابل ها جهت مدیریت.

اتوماسیون اداری شرکت ایده ­پردازان باتیس

اتوماسیون اداری
* ارسال نامه
* فرم سازمانی و جریان کاری
* یادداشت شخصی و زمان پاسخگویی
* دفتر تلفن
* جستجو
* دسترسی
* اعلانات و اسناد

 رجیکو(ربات اتوماسیون اداری)
پاسخگو
تصمیم گیر

 

 

 

 

 

همانطور که مشاهده میکنید فرم میتواند شامل جدول و پارمترهای مختلفی از

جمله تاریخ و غیره باشد. همچنین برای هر پارامتر میتوان امکان ویرایش را برای

کاربر تعیین کرد.

قابلیت دریافت اطلاعات از سایر سیستمهای باتیس و همچنین سیستم های دیگر

در مثال بالا اطلاعات حکم هر پرسنل با استفاده از کد پرسنلی، از سیستم پرسنلی

خوانده میشود.

 

قابلیت درج کد های ثبت و دریافت اطلاعات از بانک اطلاعات در محیط طراحی

فرم

همانطور که توضیح داده شد در مثال بالا اطلاعات حکم پرسنل از سیستم پرسنلی

خوانده شده و همچنین با ارسال نامه اطلاعات ثبت خواهد شد،

واضح است که برای این کار باید کدی در کنار اجرای فرم قرار گیرد که برای سهولت

کار فضایی در طراحی فرم ایجاد شده است:

 

قابلیت استفاده از فایل اکسل و درج اطلاعات آن به پایگاه داده

 

 

قابلیت مشاهده و طراحی جریان کاری و به صورت گرافیکی

قبل از طراحی جریان کار، ابتدا باید جریان کاری مورد نظر تعریف شود و سپس در

فرم های مربوطه به شکل زیر جریان کاری انتخاب شود:

 

 

 

قابلیت فیلتر کردن فیلتر بر اساس نامه ها و فرم های سازمانی در جستجوی قسمت پایین کارتابل

 

قابلیت دریافت خروجی اکسل بر اساس پارامتر مورد جستجو

 

دسترسی

 قابلیت تخصیص دسترسی ارسال برای هر کدام از پرسنل

 قابلیت تخصیص دسترسی پرسنل به الگوها و فرم های سازمانی

 قابلیت تخصیص دسترسی ارسال فرم های سازمانی و انتخاب گیرندگان فرم به صورت پیش فرض

اعلانات و اسناد
üقابلیت ایجاد دستورالعملهای سازمانی و ذخیره آن در بخش برد اعلانات و
اسناد
üقابلیت توزیع دستورالعملهای سازمانی و اسناد با تخصیص دسترسی به هر
کارتابل
üقابلیت ثبت کلیه اسناد شرکت در اتوماسیون اداری به تفکیک پوشه ها
üقابلیت ورژن دهی به هر کدام از اسناد و دستورالعملهای داخل سازمان و
بایگانی اطلاعات گذشته

 رجیکو

در ابتدا به استحضار میرساند رجیکو رباتی هوشمند است که قابلیت های زیر را دارد.

 قابلیت ارسال نامه در زمان مشخص که زمان نیز قابلیت تعریف به تقکیک ثانیه، دقیقه، ساعت، روز، روز هفته، ماه، سال....

به طور مثال ارسال گزارشی از روند فروش هفتگی شنبه هر هفته راس ساعت  7:00صبح

قابلیت تنظیم ارسال نامه در صورت مشاهده مغایرت در اطلاعات خاص به طور مثال لیست افرادی که در ماه جاری ورورد و خروجشان به طور کامل در سیستم ثبت نشده است.

 قابلیت پاسخگویی اتوماتیک به درخواست کاربر

در این مورد فرض کنید پرسنل درخواست دریافت فیش حقوقی خود

را دارند، با ارسال نامه فیش حقوقی پرسنل توسط رجیکو به صورت

اتوماتیک ارسال خواهد شد.

تمامی حقوق این وب سایت برای باتیس محفوظ میباشد.

طراحی سایت توسط نونگار