سیستم صورت جلسات

یکی از متداول ترین فعالیت­ها در سازمان­ها برگزاری جلسات است. از معمول­ترین مشکلات در این فعالیت، هماهنگی زمان و مکان جلسات است. از سوی دیگر پیگیری و بررسی فعالیت­های تعریف شده در هر جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که پیگیری فعالیت ها و بندهای جلسه و بررسی میزان پیشرفت آنها، شکل دهنده چرخه بازخورد مورد نیاز هر سازمان است. چرخه بازخوردی که نمایش دهنده میزان پیشرفت و کارایی افراد سازمان و در دید کلی تر نمایش دهنده کارایی سازمان است.

در این راستا شرکت ایده پردازان باتیس، دست به ایجاد سیستم صورتجلسات و پیگیری با عنوان کاما (Comma) کرده است. در این سیستم قابلیت­های متفاوتی به منظور مدیریت صورتجلسات تعبیه شده است. این قابلیت­ها را به صورت کلی می­توان به چند دسته از نظر زمانی تفکیک کرد:

·         پیش از برگزاری جلسه

·         حین جلسه

·         پس از انجام جلسه

پیش از برگزاری جلسه، این سیستم امکاناتی به منظور هماهنگی زمان و مکان جلسه، توافق موضوعات مطرح در جلسه و دستور جلسه وهمچنین تثبیت مدعوین ارائه می­دهد. سپس در زمان برگزاری جلسه، بر اطلاع رسانی بندهای نوشته شده در جلسه به شرکت کنندگان و دیگر فعالیت­های یاری دهنده، که در ادامه به تفصیل مورد بحث قرار می­گیرند، مبادرت می­ورزد. این سیستم پس از انجام جلسه به ایجاد پروژه­ها و فعالیت­ها می­پردازد. از مهمترین مزایای استفاده از این سیستم، مبتنی بودن آن بر ابر و ارائه سرویس (SaaS)، عدم نیاز به تعریف حجم بالایی از اطلاعات پایه و پرداخت هزینه با توجه به میزان استفاده از سیستم است. در ادامه با توضیحات بیشتر، قابلیت­های این سیستم، به تفکیک زمان استفاده، تیتر شده است.

تعریف اطلاعات اولیه

·         عضویت در سیستم به صورت شخصی

·         عصویت در سیستم به صورت شرکت یا سازمان

·         دعوت از نفرات برای عضویت در سازمان

·         تعریف واحدها، سطوح سازمانی و پست­ها (به صورت یکجا و یا به صورت تدریجی در حین استفاده از سیستم)

·         تعریف چارت سازمانی و تنظیم دسترسی­ها بر اساس چارت و یا واحد­ها

·         انواع روش­های دسترسی و عدم لزوم تکیه بر چارت سازمانی

·         تنظیم دسترسی­های دعوت به جلسه از خارج یا داخل سازمان با توجه به واحد یا پست دعوت کننده و مدعوین

پیش از برگزاری جلسه:

·         امکان دعوت نفرات به جلسه

·         مشخص نمودن مکان جلسه

·         پیشنهاد زمان جلسه

·         ارائه زمان­های آزاد توسط مدعوین

·         ارائه دستور جلسه

·         ارائه اطلاعات پیش نیاز جلسه و فایل­های متفاوت مورد نیاز

·         یادآوری فعالیت­های مورد نیاز و زمان جلسه

·         اتصال به تقویم شخصی به منظور تشخیص زمان­های آزاد

·         تعریف سری جلسات

حین برگزاری:

·         وارد کردن بندهای صورتجلسه توسط دبیر جلسه

·         اطلاع رسانی ثبت هر بند به صورت لحظه­ای و تأیید هر بند به صورت مجزا توسط شرکت کنندگان

·         امکان تغییر بند وارد شده در صورت عدم تایید

·         مشخص شدن نفر مسئول و زمان انجام برای هر بند صورتجلسه

·         امکان امضای الکترونیکی

·         امنیت بالا در انتقال و ذخیره سازی بندهای صورتجلسه

پس از برگزاری جلسه

·         درخواست تبدیل جلسه به سری جلسات

·         تعریف خُرد پروژه و فعالیت برای هر یک و یا چند بند صورت جلسه

·         تخصیص فعالیت­ها به نفرات به منظور بررسی میزان پیشرفت فعالیت­ها، پروژه­ها و صورتجلسات

·         امکان تنظیم چالش­ها برای هر یک از فعالیت­ها به منظور تخمین زمان بهتر در آینده

·         ارائه گانت چارت برای مدیریت بهتر فعالیت­ها

·         ارائه گزارشات مدیریتی از وضعیت فعالیت­ها و وصورتجلسات

 

 

تمامی حقوق این وب سایت برای باتیس محفوظ میباشد.

طراحی سایت توسط نونگار